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Sprechstunden online organisieren

Liebe Dozenten,

ILIAS bietet Ihnen die Möglichkeit, Sprechstunden Online zu verwalten. Für Ihre Studenten ist dies ein besonderer Service, da diese nicht mehr auf Verdacht zu den von Ihnen angebotenen Sprechstundenzeiten erscheinen müssen, um dann festzustellen, in einer Langen Warteschlange zu stehen. Sie selbst sehen im vorhinein, welche Termine von wem gebucht sind. Zudem können Sie natürlich anstatt einer vor Ort Sprechstunde auch eine mit Video Übertragung anbieten.

 
Funktionsweise:
 
Dozenten können über das Booking-Tool ihre Sprechstundentermine anbieten und verwalten. Dabei definiert der Lehrende einen Zeitraum am Tag und die Dauer einer Sprechstunde. Das Tool bietet daraufhin entsprechende Einzeltermine an, die Studierende über ILIAS online buchen können. Durch eine Verknüpfung mit dem Kalender in ILIAS können die Sprechstundentermine im jeweiligen persönlichen Kalender eines Users übernommen werden[1] .
 
Erzeugte Termine können vom Dozenten nachträglich noch gelöscht werden. Sobald ein User einen solchen Termin belegt hat, wird er automatisch über die Änderung informiert.
 
Möchte ein User eine Sprechstunde belegen, so ruft er den Sprechstundenplan über die entsprechende Box auf und bekommt die Sprechstundenliste für den nächsten in Frage kommenden Tag angezeigt. Will er eine Sprechstunde an einem anderen Tag belegen, wählt er zunächst den für ihn passenden Tag der Belegung aus. Anschließend wählt er aus der Liste der noch verfügbaren Termine dieses Tages den passenden Termin aus und belegt diesen. In das Kommentarfenster kann er gegebenenfalls noch eine Frage oder das Thema seines Gesprächs eingeben. Vor Abschluss der Belegung kann er die Option zur Erstellung einer Buchungsbestätigung anklicken.
 
Der Dozent (Booking Manager) verwaltet die Sprechstundentermine über eine erweiterte Ansicht der Sprechstundenliste. Neben den Informationen, die der User sieht, werden dem Dozenten noch die Namen der Sprechstundenteilnehmer (Vor- und Nachname, Username mit Link) und ihre Kommentare angezeigt, sowie entsprechende Verwaltungsfunktionen (Teilnehmer kontaktieren, Termin löschen / blockieren).
 
Nutzung der Sprechstunden-Funktion (Link zur offiziellen Dokumentation)
 
Um eine neue Sprechstundenreihe anzulegen, gehen Sie nun folgendermaßen vor:
  1. Klicken Sie zunächst auf "Persönlicher Schreibtisch" in der Hauptnavigation (roter Balken) von ILIAS. Dort wählen Sie "Kalender" aus.
  2. Wählen Sie nun das Registerblatt "Sprechstundenverwaltung"
  3. Klicken Sie in der folgenden Ansicht auf "Neue Sprechstundenreihe anlegen". Im darauf folgenden Dialogfenster geben Sie einen Titel, das Start -Datum und die Start-Uhrzeit des ersten Termins an.
    • Dauer eines Termins:Hier legen Sie fest, wie lange ein (Einzel-)Termin innerhalb Ihrer  Sprechstunde dauern soll.
    • Anzahl an Terminen pro Sprechstunde:Hier legen Sie fest, wieviele aufeinander folgende (Einzel-)Termine pro Sprechstunde generiert werden sollen. Aus diesen beiden Angaben errechnet sich automatisch die Dauer der gesamten Sprechstunde.
    • Über "Wiederholungen" können Sie z.B. eine wöchentliche Sprechstunde immer Dienstags einrichten.
    • Anmeldungen pro Termin: Hier legen Sie fest, wie viele Benutzer sich zu einem der Termine maximal anmelden dürfen. In der Regel wird die Angabe "1" sein.
    • Späteste Anmeldung:Hier können Sie optional festlegen, bis zu wie viel Tage und/oder Stunden vor Beginn der Sprechstunde eine Anmeldung erfolgen muss.
    • Zielobjekt: Ist noch nicht implementiert. Zukünftig können Sie für jede neue Sprechstundenreihe optional ein "Zielobjekt" definieren. Dies bedeutet, dass alle Termine aus dieser Reihe nur für Mitglieder dieses Objekts, z. B. eines Kurses oder einer Gruppe, verfügbar sind. Die objekt-spezifische Verwendung eines Sprechstunden-Termins wird in der Kalenderansicht "Sprechstundenverwaltung" angezeigt. Um das Zielobjekt zu defineren, muss dessen sogenannte "Reference-ID" in das Feld eingetragen werden; diese finden Sie am einfachsten heraus, indem Sie den Cursor über dem Titel des Objekts bewegen und dabei auf die Statuszeile des Browsers schauen.
Zur Umsetzung empfehle ich Ihnen, in Ihrem Arbeitsbereich eine Kategorie "Sprechstunden" zu erstellen, in welcher Sie einen frei zugänglichen Kurs mit Ihrem Namen als Titel anlegen. In diesem können die Studenten dann eine Sprechstunde bei Ihnen buchen. Ein Kurstemplate, welches Ihnen zur Kopie bereit steht, finden Sie hier: Templates. Nach der Kopie ändern Sie den Titel des Kurses und schalten ihn im Registerblatt [Einstellungen] Online.