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Zeit- und Arbeitsmanagement

English Version: Time Management
Die Planung und Durchführung eines Dissertationsprojektes setzt ein hohes Maß an Selbständigkeit voraus, vor allem was die Zeit- und Arbeitsplanung betrifft. Aufgrund des begrenzten zeitlichen Rahmens ist eine effiziente Planung des zeitlichen Ablaufs, d.h. ein gutes Zeitmanagement, wichtig. Es ist Chance und Herausforderung zugleich, die Arbeit am Forschungsprojekt und – abhängig von Forschungsbereich und Finanzierungsform – den Arbeitstag selbst planen zu können bzw. zu müssen.

1 Planung des gesamten Projektes

Es ist eine große Herausforderung für viele Promovierende in der Einstiegsphase der Promotion, sich den größeren zeitlichen Horizont von beispielsweise drei Jahren vorzustellen, die für Promotionen in der Regel angesetzt werden. Das Umrechnen von bekannten Messeinheiten wie etwa der Zeit, die für die Erstellung der Masterarbeit erforderlich war, sowie das Übertragen von Strategien aus der Masterphase funktionieren daher nicht ohne Weiteres. Der Faktor "Zeit" während der Arbeit an der Dissertation ist jedoch essenziell, da währenddessen nicht nur Lebenszeit vergeht, sondern die Dauer der Promotion auch als Karrierefaktor gesehen werden kann. Zeitrahmen, Arbeitsbedingungen und Ziele müssen bei der Planung eines Dissertationsvorhabens daher gut aufeinander abgestimmt sein. Zu Beginn sollten ein zeitliches Limit (Gesamtdauer) und eine realistische Deadline (Abgabetermin) festgesetzt werden. Klare Grenzen helfen, sich auf das Projektziel und die zu dessen Realisierung notwendigen Schritte zu konzentrieren. Promoviert man im Rahmen eines Graduiertenkollegs, einer Graduiertenschule oder eines Promotionsverbundes werden oftmals verbindliche Abgabetermine vereinbart.

In der Einstiegsphase der Promotion sollte bereits ein Zeitplan für das gesamte Projekt erstellt werden. Dieser erfasst die geplanten Arbeitsschritte in der Regel in größeren Zeiteinheiten wie z.B. in Monaten oder Quartalen. Um die verfügbare Zeit effektiv nutzen zu können, ist es zudem von Anfang an wichtig, das Forschungsprojekt in einzelne, realisierbare Etappen zu zerlegen, die Planung mit Hilfe von Teilzielen und Meilensteinen festzulegen sowie die als nächstes anstehenden Schritte zu konkretisieren. Je nach Bedeutsamkeit und Aufwand, der zur Realisierung einzelner Schritte notwendig ist, werden den Zwischenetappen entsprechende Zeitfenster zugewiesen. Dabei müssen manche Schritte nacheinander erfolgen, andere können bereits parallel bearbeitet werden. Die Meilensteine ermöglichen eine gute Kontrolle über den Fortschritt des Arbeitsprozesses und können zudem einen wichtigen Beitrag zur Motivation leisten, da sie die Möglichkeit bieten, bereits während der Arbeit die bisher erzielten Ergebnisse zu würdigen. Die Zeitplanung sollte stets realistisch sein und immer wieder korrigiert und an die Entwicklungen im Forschungsprojekt angepasst werden. Denn drei Jahre, die zu Beginn des Projekts noch nicht wirklich vorstellbar sind, können sehr schnell verrinnen.
Beispiel für einen Projektplan
Quelle: Nach Nünning, A. (Hrsg.) (2007). Handbuch Promotion. Forschung - Förderung - Finanzierung, Stuttgart / Weimar: Metzler, S. 189f.

2 Erstellen von kleinschrittigeren Zeit- und Arbeitsplänen

Für eine möglichst effektive Umsetzung des größeren zeitlichen Rahmens in der Forschungsphase ist das Erstellen kleinschrittigerer Zeitpläne notwendig, die sich aus dem Zeitplan für das gesamte Projekt ableiten lassen. Dies geschieht natürlich nicht zu Beginn für das gesamte Projekt, sondern jeweils zeitnah für die anstehenden Arbeiten. Hilfreich beim Erstellen von Wochen- und Tagesplänen ist es dabei, von festen Terminen oder Meilensteinen aus die verfügbare Zeit rückwärts zu gliedern und Arbeitsschritte einzuplanen. D.h. es werden konkrete Aufgaben oder Arbeitsschritte formuliert, die zu einem bestimmten Zeitpunkt, bspw. innerhalb einer Woche oder an einem bestimmten Tag, erledigt werden sollen. Zum Erreichen der gesetzten Ziele ist es sinnvoll, Aufgaben möglichst detailliert festzuhalten. Statt „Sichtung von Sekundärliteratur“ kann eine Aufgabe z.B. als „Überfliegen von Texten A-D“ oder „Exzerpt für Kapitel 4 in Buch D erstellen“ beschrieben werden. Planungen sollten auf einer realistischen Einschätzung der verfügbaren Zeit beruhen und regelmäßige Pausen einkalkulieren. Es kann zudem helfen, bei der Tagesplanung den eigenen Biorhythmus zu berücksichtigen, um Ziele leichter und effizienter realisieren zu können. Versuchen Sie, Ihr tägliches Arbeitspensum möglichst zu den Zeiten zu bewältigen, an denen Ihre Konzentration und Arbeitsfähigkeit am höchsten sind.
Auch wenn die Möglichkeit, sich seine Zeit weitgehend frei einteilen zu können, von vielen Promovierenden hoch geschätzt wird, kann dies auch zu einer Schwierigkeit werden. Gerade bei Promovierenden ohne Büro oder festen Arbeitsplatz an der Universität erfordert dies ein hohes Maß an Selbstdisziplin, -motivation und -steuerung. Um diese Herausforderung zu bewältigen, hilft es, feste Routinen zu etablieren, wie etwa zu einer bestimmten Zeit mit den Arbeiten anzufangen und aufzuhören. Auch ein fester, ruhiger Arbeitsplatz erleichtert die Konzentration auf die Forschungsarbeit. Sollte dies am Schreibtisch zuhause schwierig sein, kann es von Vorteil sein, die Arbeit zumindest zeitweise in die Universitätsbibliothek zu verlegen. 

Besonders in der Forschungsphase ist es für Promovierende eine große Herausforderung, verschiedene berufliche und private Verpflichtungen miteinander zu vereinbaren und zugleich ausreichend Zeit zur Bearbeitung der Dissertation zur Verfügung zu haben. Extern Promovierende haben oftmals berufliche Verpflichtungen, die die Zeit, die für die Dissertation zur Verfügung steht, stark einschränken. Auch Promovierende, die eine Stelle an der Universität haben, müssen die Arbeit am eigenen Projekt mit Verpflichtungen in der Lehre und der akademischen Selbstverwaltung in Einklang bringen. Nicht selten übernehmen sie auch Aufgaben, um die Forschung der/des jeweiligen Vorgesetzten zu unterstützen. Deshalb gilt es, Zeitfenster, die für die Arbeit an der Dissertation genutzt werden können, zu identifizieren. Dazu ist es hilfreich, zunächst eine Übersicht aller Aufgaben zu erstellen, die innerhalb einer Woche anfallen. Die Zeiten, in denen an der Dissertation gearbeitet werden soll, sollten als feste Termine in den Tages- und Wochenablauf eingeplant werden. Zu diesen Zeiten sollten möglichst keine E-Mails gelesen und beantwortet werden. Weniger planbar sind oft familiäre Verpflichtungen etwa bei Promovierenden mit Kind. Hier bietet das Familienbüro der Universität Beratung zum Thema Vereinbarkeit für promovierende Eltern an. 
Beispiel für einen Wochenplan
Beispiel für einen Tagesplan

3 Planen von Wochenenden, Pausen und Urlauben

Mindestens genauso wichtig wie die Arbeitseinteilung ist die Planung der Pausen und weiterer Erholungszeiten wie Wochenenden und Urlaub. Das ist wichtiger Teil der Selbstfürsorge als Aspekt des Selbstmanagements. Pausen helfen dabei, die tägliche Arbeit zu strukturieren und die Motivation über die Gesamtdauer der Promotion aufrechtzuerhalten. Ferner führt intensives, ununterbrochenes Arbeiten meistens weniger zum Ziel als das Arbeitspensum gleichmäßig zu verteilen.

Zu berücksichtigen sind darüber hinaus zeitliche Puffer. Diese stellen sicher, dass Unvorhergesehenes, wie etwa kürzere Krankheitsphasen, den Zeitplan nicht maßgeblich beeinflussen. Flexibilität und eine angemessene Gewichtung der einzelnen Ziele sind daher unabdingbare Voraussetzungen für ein Funktionieren der erstellten Zeit- und Arbeitspläne. Zu starre Pläne erlauben es kaum, auf neue Entwicklungen oder veränderte Situationen einzugehen. 

Für die Phase der Promotion bedarf es folglich einer guten Work-Life-Balance, um den Prozess erfolgreich zu strukturieren und zu Ende zu führen. 

Bei Problemen im Umgang mit Zeitdruck und Arbeitsorganisation kann es hilfreich sein, Arbeitsgruppen mit Kolleginnen oder Kollegen zu bilden oder externe Hilfe bei einem hierfür qualifizierten Coach in Anspruch zu nehmen, beispielsweise bei der Psycho-Sozialen Beratungsstelle der Universität Tübingen.
TIPP

Im Doctoral Researcher Development Program bietet die Graduiertenakademie regelmäßig überfachliche Veranstaltungen an, in denen auch das Thema "Zeit- und Arbeitsmanagement" behandelt wird.
Weiterführende Informationen finden Sie auf folgender Seite

>> Persönliche und soziale Voraussetzungen für eine Promotion
QUELLEN

Knigge-Illner, Helga (2002). Der Weg zum Doktortitel. Strategien für die erfolgreiche Promotion, Frankfurt: Campus-Verlag.
Nünning, A. (Hrsg.) (2007). Handbuch Promotion. Forschung - Förderung - Finanzierung, Stuttgart / Weimar: Metzler.
Riedenauer, M. / Tschirf, A. (2012): Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft. Ein selbstbestimmtes Leben in Balance, Stuttgart / Wien: UTB GmbH.

آخرین ویرایش در تاریخ: 11. Dec 2017, 12:09, [v.becker]


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