Wer zur Promotionsbetreuung berechtigt ist, ist in den Promotionsordnungen der einzelnen Fakultäten festgelegt.
In der Regel handelt es sich um die habilitierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität, d.h.

• Professorinnen und Professoren
• Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren.
• Privatdozentinnen und Privatdozenten
• emeritierte Professorinnen und Professoren

Mindestens eine oder einer der Betreuenden muss hauptberuflich an der Fakultät tätig sein, an der die Doktorandin oder der Doktorand promoviert.
Der Promotionsausschuss kann auch entsprechend qualifizierten Mitgliedern benachbarter Fakultäten sowie Mitgliedern anderer Universitäten oder vergleichbarer Hochschulen das Recht zur Betreuung verleihen.

Nicht selten erhalten Promovierende ein Angebot zur Betreuung von der Professorin oder dem Professor, die bzw. der bereits ihre Masterarbeit betreut hat. Auch in strukturierten Promotionsprogrammen sind die passenden Doktormütter oder –väter häufig bereits vorgesehen. Ist dies nicht der Fall, müssen die Promovierenden selbst eine geeignete Betreuerin oder einen geeigneten Betreuer finden, was mitunter eine Herausforderung darstellen kann.


Wenn sich angehende Promovierende ein mögliches Thema für die Dissertation überlegt haben, können sie im Internet die Professorinnen und Professoren finden, die Experten auf dem Gebiet des Promotionsthemas sind. Die geeignete Professorin oder der geeignete Professor sollte dann in einer freundlichen Email kontaktiert werden, um einen persönlichen Gesprächstermin zu vereinbaren

Im persönlichen Gespräch spielt dann das Exposé eine entscheidende Rolle, anhand dessen die Professorin oder der Professor sich ein Bild über die Vorstellungen und Ziele der angestrebten Promotion machen kann.

Wenn eine Doktormutter oder ein Doktorvater gefunden ist, muss an der zuständigen Fakultät die Annahme als Doktorandin oder Doktorand beantragt werden.

Zu Beginn der Promotion werden anhand der Betreuungsvereinbarung die Formen und der Umfang der Betreuung sowie die Rechte und Pflichten der Promovierenden und Betreuenden schriftlich fixiert. Es wird festgehalten, wer die betreuenden Professorinnen oder Professoren sind, wie der Arbeitstitel des Dissertationsprojekts lautet und gegebenenfalls auch, in welchem Zeitraum die Promotion abgeschlossen werden soll. In der Betreuungsvereinbarung sollte die Situation der Promovierenden, wie beispielsweise Familie oder Berufstätigkeit, berücksichtigt werden. Es ist zudem sinnvoll, in dieser Vereinbarung regelmäßige Betreuungsgespräche festzulegen.
An der Universität Tübingen werden für die Betreuungsvereinbarung die vorgefertigten Formulare der einzelnen Fakultäten verwendet. In diesen Formlaren kann beispielweise bereits vorgeschrieben sein, dass mindestens einmal jährlich ein Betreuungsgespräch zum Stand des Dissertationsprojekts stattfinden soll und dass sich sowohl die Betreuenden als auch die Promovierenden zur Einhaltung guter wissenschaftlicher Praxis verpflichten.

In der Abschlussphase der Promotion sollten die Promovierenden mit ihren Betreuerinnen und Betreuern vereinbaren, bis wann welche Teilkapitel der Dissertation fertiggestellt werden sollen und ob die Betreuenden Teilkapitel zur Korrektur vorgelegt bekommen oder erst die komplette Dissertation. Auch sollte abgesprochen werden, wie viel Zeit den Betreuenden für die Korrekturen zur Verfügung steht und ob überarbeitete Teile der Dissertation den Betreuenden nochmals vorgelegt werden.
Es ist zudem wichtig, dass die Betreuenden die Promovierenden in der Abschlussphase auf die mündliche Prüfung vorbereiten und beispielsweise auf entsprechende Workshops hinweisen oder auf andere mündliche Prüfungen aufmerksam machen, die besucht werden können.
Weitere wichtige Besprechungspunkte in der Abschlussphase sind die Publikationsplanung der Dissertation und die möglichen Berufsperspektiven nach der Promotion.

Auch wenn die Chemie zwischen Betreuenden und Promovierenden stimmt, kann es dennoch zu Konflikten oder Missverständnissen kommen, die beispielsweise Forschungsinhalte, organisatorische Punkte, das Nichteinhalten von Absprachen, unterschiedliche Vorstellungen in Hinblick auf die Herangehensweisen und Methoden oder auch die persönliche Ebene betreffen.
Probleme sollten möglichst frühzeitig und sachlich angesprochen werden, um gemeinsam Lösungswege zu suchen. Es ist sinnvoll, eine unbeteiligte Mediatorin oder einen unbeteiligten Mediator um Rat zu fragen. In der Regel ist in den Betreuungsvereinbarungen der Fakultäten aufgeführt, an wen man sich in Streitfällen wenden kann.
Auch die Wegberufung einer Betreuerin oder eines Betreuers an eine andere Universität oder ein längerer Auslandsaufenthalt der betreuenden Person kann einen Interessenskonflikt auslösen. Die Betreuerin oder der Betreuer sollte in diesem Fall die Promovierenden frühzeitig informieren und mit ihnen über mögliche Lösungen sprechen.
Können sich die Betreuenden und Promovierenden nicht auf einen Lösungsweg einigen, sollte über einen Betreuerwechsel nachgedacht werden.